La frase “no hay...”, seguida de algún recurso material, es una de las situaciones que debemos evitar a toda costa en un laboratorio de cómputo o área de informática. Los insumos disponibles, es decir, con los que se cuenta físicamente para ser usados, deben corresponder a las necesidades de los usuarios en todo momento, para que estos no interrumpan sus actividades productivas.
Así como la revisión oportuna del estado de los insumos es muy importante, es necesario que en la organización exista un responsable que verifique la existencia de los mismos. En organizaciones muy grandes, que tienen muchas computadoras y dispositivos funcionando, la cantidad de insumos que se utilizan puede resultar sorprendente.
Para cubrir las necesidades de los insumos, existen estrategias de control de los mismos; una de las más usadas es el inventario, que consiste en un documento que contiene la siguiente información:
1. Descripción del Insumo
2. Entradas
3. Salidas
4. Existencia
En el primer apartado, incluimos la descripción del mismo, marcas y alguna información adicional. En el apartado de entradas, colocamos la cantidad de cada insumo que la organización adquiere, y que a partir de ese momento, estará disponible para su uso. Esto modifica la columna de existencias incrementando su valor.
Cuando se realiza la petición de un insumo por el usuario, el encargado de de registrar su salida lo hace en el inventario y modifica la columna de existencias, disminuyendo su valor. También cuando algún insumo se desecha por daño o fallo, la columna de existencias debe modificarse.
Es responsabilidad del encargado del inventario, emitir reportes de existencia periódicamente, para garantizar que la cantidad de insumos disponibles sean suficientes para los requerimientos del trabajo personal.
Inventario de Insumos Disponibles Laboratorio de Cómputo | |||
Descripción del Insumo | Entradas | Salidas | Existencia |
Cinta Epson | 10 | ||
Disco de | 50 | ||
Disco Compacto | 50 | ||
Toner para láser | 5 | ||
Cartucho HP color | 6 | ||
Cartucho HP negro | 8 | ||
Hoja Bond T/Carta | 5,000 | ||
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