2.2.9 Solicita los insumos que requieres, oportunamente

Abastecimiento de Insumos

Cuando el control de las existencias de los insumos, indique un nivel que no corresponde a lo establecido (o que puede ser insuficiente para los requerimientos del trabajo personal) es el momento indicado de hacer una solicitud de abastecimiento a las personas que corresponden o una requisición de los insumos necesarios.

Una requisición debe ser específica, es decir, debe contener la descripción del insumo y la cantidad  

requerida del mismo; debe ser clara, o estar libre de alguna interpretación que puede resultar errónea, y por último, debe ser oportuna  en tiempo, ya que el insumo puede agotarse antes de que llegue el solicitado.

Por lo general el inventario puede darnos una idea clara del tiempo en el que tardará el proveedor en surtirnos la requisición, aunque el factor tiempo se verá incrementado, por los trámites que debe hacer nuestra empresa para solicitar al proveedor el abasto.

2.2.8 ¿Son suficientes los insumos? Verifícalo

Inventario de los insumos

La frase “no hay...”, seguida de algún recurso material, es una de las situaciones que debemos evitar a toda costa en un laboratorio de cómputo o área de informática. Los insumos disponibles, es decir, con los que se cuenta físicamente para ser usados, deben corresponder a las necesidades de los usuarios en todo momento, para que estos no interrumpan sus actividades productivas.

Así como la revisión oportuna del estado de los insumos es muy importante, es necesario que en la organización exista un responsable que verifique la existencia de los mismos. En organizaciones muy grandes, que tienen muchas computadoras y dispositivos funcionando, la cantidad de insumos que se utilizan puede resultar sorprendente.

Para cubrir las necesidades de los insumos, existen estrategias de control de los mismos; una de las más usadas es el inventario, que consiste en un documento que contiene la siguiente información:

1. Descripción del Insumo

2. Entradas

3. Salidas

4. Existencia

En el primer apartado, incluimos la descripción del mismo, marcas y alguna información adicional. En el apartado de entradas, colocamos la cantidad de cada insumo que la organización adquiere, y que a partir de ese momento, estará disponible para su uso. Esto modifica la columna de existencias incrementando su valor.

Cuando se realiza la petición de un insumo por el usuario, el encargado de de registrar su salida lo hace en el inventario y modifica la columna de existencias, disminuyendo su valor. También cuando algún insumo se desecha por daño o fallo, la columna de existencias debe modificarse.

Es responsabilidad del encargado del inventario, emitir reportes de existencia periódicamente, para garantizar que la cantidad de insumos disponibles sean suficientes para los requerimientos del trabajo personal.

Inventario de Insumos Disponibles Laboratorio de Cómputo
Descripción del Insumo	Entradas	Salidas	Existencia
Cinta Epson			10
Disco de 3.5”			50
Disco Compacto			50
Toner para láser			5
Cartucho HP color			6
Cartucho HP negro			8
Hoja Bond T/Carta			5,000

2.2.7 Aprovecha los insumos al MÁXIMO

Ahorro de insumos en tu trabajo

Uno de los aspectos más importantes en el trabajo que realizamos
es la cultura del ahorro. El número total de computadoras en casas
y negocios hoy en día significa que deben tener un impacto
considerable en el ambiente. Las preocupaciones ambientales
 incluyen obsolescencia planeada, el uso de la energía y en
general de los insumos que utilizamos.

En cuanto a la obsolescencia piensa que un sistema de cómputo
que se compra hoy, será obsoleto en, cuando mucho,
 tres o cuatro años. Durante ese período, puedes necesitar
actualizar varias partes de la máquina, como la memoria,
la batería (en el caso de una computadora portátil) o el software.
 ¿Te das cuenta de la cantidad de chatarra que estos sistemas producen?
Por ejemplo cada lanzamiento de software es acompañado
por manuales de computadora, folletos de ventas, correo chatarra
y libros de computación y cada vez que el

software se actualiza todo lo anterior puede terminar en el basurero. El impacto ambiental es muy grande cuando desechamos software, y mucho más, si pensamos en el hardware.

Es por esto que al utilizar consumibles, las personas deben pensar en políticas como el reciclaje, que permiten utilizar los insumos de manera adecuada y de esta forma proteger el ambiente. Otra práctica útil que benéfica al ambiente es el uso adecuado de los insumos para evitar su desperdicio, que a la larga incrementará los costos que hemos revisado anteriormente.

Algunas acciones que las empresas realizan para el ahorro de consumibles son:

• Los documentos no oficiales, que la empresa ya no requiere y que no contienen información clasificada o confidencial, pueden almacenarse para ser usados posteriormente. (Hojas reciclables)
• Utilizar para impresión de documentos que no requieren tanta calidad, hojas reciclables.
• Los cartuchos o cintas de impresión, deben ser aprovechados al máximo, cuando la calidad ya no es la adecuada, pueden servir para imprimir documentos que no requieren tal calidad (siempre que sean legibles para el usuario).
• Algunos proveedores solicitan a las empresas el guardado de cartuchos que ya no servirán, para su futura recolección.
• Los discos de almacenamiento deben ser desechados, únicamente cuando el estado del mismo impida su uso, o cuando el sistema lo indique.
• Cuando un insumo falle, no lo desecha antes de verificar que está fuera de los períodos de garantía del proveedor.

NOTA

Las acciones anteriores deben ponerse en práctica, junto con otras medidas recomendadas por las instituciones de salud y medio ambiente, como son separación de basura, evitar tirar a la basura elementos peligrosos para las personas, etc.

2. Contribuir a la conservación del equipo y al uso racional de los insumos.

2.1 ¿En dónde se puede aplicar?

En el apartado anterior, descubrimos algunas de

las medidas relativas a la seguridad de tu ambiente

de trabajo, es decir, del laboratorio de cómputo.

 Sin embargo, no sólo es necesario que el espacio

sea seguro, también debemos tomar en cuenta el

mantenimiento a lo largo de un período de tiempo

que debe llevarse a cabo para conservar el equipo

y los materiales que este requiere.

La Seguridad Informática tiene como objetivo el

 mantenimiento de la confidencialidad, integridad y

disponibilidad de los sistemas de información.

Es necesario identificar y controlar cualquier

evento que pueda afectar negativamente a cualquiera

 de estos tres aspectos, así como definir e implantar

las defensas necesarias para eliminar o reducir

sus posibles consecuencias.

Para conseguir una seguridad efectiva y completa

de los recursos informáticos y la información,

es imprescindible delimitar las funciones y

 definir las responsabilidades de quienes los utilizan.

 

Los recursos informáticos y la información son propiedad

de la empresa, pero es necesario delegar en los actores

que desempeñan las

distintas funciones de protección y asignar a

cada uno de ellos sus responsabilidades.

Este proceso es de extrema importancia,

 ya que de él dependerán todas las políticas

y normas de seguridad desarrolladas por la empresa.

 Las normas de seguridad incluyen todos los ámbitos

del área de informática, entre estos deben tomarse en cuenta:

• Las prácticas de trabajo en el laboratorio de cómputo.

• La utilización de los insumos.

• Los planes de mantenimiento al equipo de cómputo.

• La solicitud de material requerido.

• Los reportes por fallas en el equipo.

Estos aspectos, garantizan el buen funcionamiento del área

y a la larga crean conciencia en las personas que de alguna

u otra forma están relacionadas con el área de informática

dentro de la organización.

2.2.1 ¿Conoces los reglamentos de seguridad? ¡Aplícalos!

Los Reglamentos de Seguridad

Las actividades que realizas en un centro de trabajo,

por lo general están reguladas por instrumentos efectivos

 que indican la manera en que éstas deben llevarse a cabo

para mantener la seguridad de las personas y preservar los

equipos e insumos que se utilizan. La Dirección de la empresa

es responsable de definir y publicar las políticas de seguridad

como una firme declaración de intenciones, así como de divulgarlas

 en todo el ámbito de la empresa.

El conjunto de las políticas de seguridad debe establecer los criterios
de protección en el ámbito de la empresa y servir de guía para la
 creación de las normas de seguridad.

Basándose en las políticas de seguridad, la Dirección de la
 empresa publicará las normas de seguridad, en las que se
definirá qué hay que proteger y el objeto concreto de esa protección.
 Las normas son de obligado


cumplimiento, por lo que deben ser divulgadas, de acuerdo
con su ámbito de aplicación, a todos los empleados involucrados,
 incluido el personal directivo.



La responsabilidad del cumplimiento de las normas es de todos los empleados, pero especialmente del personal directivo
que acumula a su responsabilidad como empleado,
la de todos los empleados a los que dirige, coordina o supervisa.

En particular, en tu laboratorio de cómputo, puedes distinguir estas normas contenidas en los siguientes documentos:

1. Reglamento interno, el cual incluye las medidas preventivas que debes observar.
2. Instructivos, que pueden ser proporcionados por los proveedores de materiales o bien diseñados por el personal del laboratorio.

Estos documentos se refieren a la seguridad del laboratorio de cómputo,

 abarcando dos grandes áreas o aspectos, los cuales a su vez se

componen de varios elementos, como puedes apreciar

en el siguiente esquema:

Es importante observar que cada uno de estos elementos

es vital cuando hablamos de seguridad, sin embargo, puede

tener alguno mayor relevancia y por ende, requerir de mayor atención,

 pero no debemos excluir alguno de estos elementos.

 

En cuanto al equipo de cómputo se refiere, debes observar

el manejo adecuado del mismo y evitar los malos manejos

 en su operación para prevenir accidentes. Este manejo adecuado

 debe incluirse en el manual de operación del equipo, el cual debes

conocer y seguir siempre que realices una actividad.

• Entre las medidas preventivas del equipo que los manuales incluyen tenemos:

• Mantener el equipo apagado y desconectado de la toma de corriente, después de utilizarlo.




• No apagar el equipo durante la realización de un proceso.



• Al limpiar el equipo, debes desconectarlo y utilizar para esto una tela suave ligeramente humedecida con productos especiales.



• No toques la pantalla con las manos.



• Asegúrate que la impresora tenga papel, que el cable paralelo esté debidamente conectado y el indicador de ON – LINE esté encendido, antes de imprimir un documento.



• No utilices discos de dudosa procedencia que puedan tener virus e infectar el equipo.



• En ambientes de red, no abras correos que puedan contener virus.

 
Nota


Para realizar cualquier operación con el equipo, debes consultar los manuales del laboratorio o del fabricante que correspondan.

2.2.2 Atiende los problemas de operación y repórtalos

Los problemas de operación del equipo

Durante tus prácticas de trabajo o de los usuarios de un laboratorio,

pueden presentarse problemas de operación del equipo, es decir,

fallas durante la operación del mismo.

Estos podemos clasificarlos como:

1. Problemas relativos al Hardware

2. Problemas relativos al Software



Cuando uno de estos problemas se presenta, es necesario
 notificar mediante un reporte, a la persona que corresponde;
por lo tanto, es muy importante conocer algunos de los
problemas más comunes con el equipo, para elaborar el
reporte más adecuado.

En cuanto a los problemas relativos al hardware, podemos encontrar
desde los muy simples, los cuales puede resolver el usuario
 (previa autorización) o el encargado del laboratorio; hasta los complejos,
 los cuales escapan de las posibilidades de las personas mencionadas anteriormente y que requieren del departamento de soporte técnico.

Entre los problemas más comunes que pueden resolverse con la ayuda
del encargado del laboratorio están:

Problemas generados por una conexión inadecuada de algún dispositivo.

 Problemas generados por la interrupción repentina del suministro eléctrico.

 Problemas con algún cable reemplazable que se encuentra en mal estado (del CPU, Monitor, Impresora, etc.).

 Problemas con la impresora al momento de imprimir, por atascamiento de papel, falta de tinta, cinta o toner (según sea el caso).

 Problemas por daños en los fusibles o cartuchos situados en el interior de un regulador de energía.

 

 
 Configuración de la impresora, escáner u otro dispositivo externo.


 Instalación de algún programa de aplicación (siempre que se cuente con el software disponible)

 Detección de virus en los dispositivos de almacenamiento.

 Problemas por bloque del sistema operativo, que pueden resolverse por medio de su inicialización.

 Problemas con algún controlador de cualquiera de los dispositivos del equipo.

 Asesoría en cuanto al manejo de las características de una aplicación (siempre que el encargado conozca adecuadamente dicha aplicación).

 
 

Los problemas anteriores, debes comunicarlos al encargado y

en algunos casos (dependiendo de la organización) se requiere

 elaborar un reporte que incluya la fecha, hora, número de equipo,

 descripción de la falla y acción correctiva.

 Otros problemas de operación pueden presentarse en tu laboratorio, los cuales por razones de seguridad y normatividad, requieren de una instancia mayor de la organización para ser resueltos, como pueden ser, el jefe del departamento de informática, el departamento de mantenimiento, los administradores de la red (en su caso) y cuando el equipo está dentro de los límites de la garantía,

el proveedor directamente.

 Entre los más frecuentes están:

 El equipo no enciende.

 Algún dispositivo interno, presenta alguna falla.

 Problemas relativos al monitor, entre otros, no enciende, al estar encendido las imágenes no se distinguen, etc.

 Problemas relativos a dispositivos externos

 
 
 

 
 
 Pérdida de información (archivos ilegibles, carpetas extraviadas, etc.).


 Error en las contraseñas establecidas.

 Problemas con el sistema operativo.

 Problemas de comunicación en la red (en su caso).

 Infección del sistema con algún virus no conocido.

 
 

Estos problemas deberás notificarlos por medio de un reporte escrito,

que entregarás a la persona correspondiente con oportunidad.

Los datos que incluirá son fecha, hora, número de equipo,

descripción de la falla, acciones correctivas, nombre de quien lo elabora

 y nombre de la persona a quien se entrega.

2.2.3 ¿Cómo anda el equipo de cómputo?

Mantenimiento Preventivo

En muchas ocasiones, durante tu desarrollo escolar, incluso en niveles

de formación básica, te han inculcado medidas que promueven la salud de tu cuerpo. Lavarse las manos antes de comer y después de ir al baño, lavarse los

 dientes por lo menos tres veces al día, visitar a un dentista cada seis meses, etc.

¿Qué pasaría si nunca hiciéramos caso a éstas recomendaciones?
Seguramente nuestras dentaduras serían una exhibición de distintos tipos de caries,
 los problemas estomacales aparecerían todos los días, oleríamos mal todo el tiempo,
 por mencionar algunos ejemplos.






Pues bien, los equipos de cómputo también requieren de cuidados bien establecidos,
es decir, especificaciones de mantenimiento preventivo, para que siempre estén en óptimas condiciones de funcionamiento. Éstas deben incluir:


 
 Las medidas preventivas del equipo, que son las acciones a realizar.



 Los períodos de realización de dichas actividades.


 Los responsables de llevarlas a cabo.



Obviamente éstas medidas deben incluirse en un documento formal,
que debe supervisarse por las personas correspondientes, a este documento
se le llama Plan de mantenimiento preventivo del equipo de cómputo.
 Este documento puede elaborarlo el departamento de soporte técnico,
o en su caso, el proveedor del equipo. Cabe señalar que dentro de la
organización deben revisarse los Planes de mantenimiento para llevarlos
 a cabo oportunamente, sobre todo si las personas que lo elaboran,
 no son parte de la misma organización.

• Las principales acciones a realizar con el equipo durante el mantenimiento son:

1. Limpieza del CPU, aspirado interior, limpieza de tarjetas, cabezas de unidades de disco, limpieza externa.
 

2. Limpieza del teclado y ratón, aspirado interior, limpieza de contactos,
 cilindros internos, limpieza externa.






3. Mantenimiento del monitor, aspirado interior, ajuste general y
limpieza externa.



4. Limpieza de la impresora u otros dispositivos externos, aspirado,
limpieza de cabezales, del carro verificación de lámparas, autopruebas de funcionamiento.




5. Diagnóstico de funcionamiento del equipo en general, tarjeta madre,
puertos, detección y eliminación de virus, funcionamiento del sistema operativo, mantenimiento al disco.






Tú como parte del laboratorio de cómputo, debes conocer estos planes para
 realizar con oportunidad la solicitud de mantenimiento del equipo y ayudar
 a la preservación del mismo y evitar fallas de operación.






La frecuencia de la aplicación de estos planes puede variar de una organización
 a otra, así es que verifica oportunamente las fechas de solicitud.



 
SOLICITUD DE MANTENIMIENTO