3.2.3 Protege tu información

Confidencialidad de la información

La confidencialidad de la información es una característica que no debe perderse al ser resguardada en cualquier medio de almacenamiento. Recuerda que la información que se resguarda es muy importante para la empresa y que no puede ser, en ningún caso, accedida públicamente y no puede haber usuarios que tengan acceso permanente a ella, incluyendo las copias de respaldo.

La contraseña (password) de acceso al archivo es, hoy por hoy, la principal protección porque verifica inequívocamente la identidad del usuario que pretende acceder o ver el contenido del respaldo de un archivo.

Deben considerarse información clasificada las contraseñas, o cualquier otro método utilizado, de autentificación de usuario de acuerdo con el máximo nivel de información clasificada que el usuario pueda utilizar.
Para la protección de la información de la empresa y la protección del propio usuario, la contraseña:

• Tiene que ser secreta y no compartida con nadie.


• No puede ser visualizada en pantalla mientras se teclea.


• No puede ser almacenada en claro, en ningún tipo de documento sea electrónico o no.

Las aplicaciones para comprimir archivos y de copia de seguridad, permiten el establecimiento de contraseñas a los archivos de respaldo de la información.
Para la herramienta de compresión de archivos el momento de asignar la contraseña es cuando se hace la selección del archivo a comprimir, justo antes de iniciar la compresión. Esto se realiza dando clic en el botón password.

Para la herramienta de copia de seguridad el momento de asignar la contraseña es en el apartado ¿cómo hacer la copia de seguridad?

Debes hacer clic en el botón opciones y a continuación elegir contraseña, activando la casilla de verificación.

Es importante señalar, que ambas aplicaciones te solicitarán la comprobación de la contraseña que establezcas, para verificar que no se establezca una que el usuario no pueda identificar.
Es vital almacenar la contraseña en un lugar seguro y no olvidarla, de lo contrario no podrás recuperar la información resguardada.

Existe otra alternativa para resguardar de alguna manera archivos o carpetas de posibles accesos no deseados. Esta consiste en modificar los atributos, del elemento que deseamos proteger. Para este fin el sistema operativo nos proporciona dos tipos de atributos: el de sólo lectura, y el de archivo oculto. El segundo puede ayudarnos a ocultar el archivo de la vista de los demás usuarios. Para realizar esta actividad puedes hacer lo siguiente:

1.- En Mi PC o en el Explorador de Windows, hacer clic en el archivo o en la carpeta cuyas propiedades desees cambiar.

2.- En el menú Archivo, hacer clic en Propiedades.

3.- Efectúa los cambios en el cuadro de diálogo Propiedades.

4.- Para ocultar un archivo activa la casilla de verificación correspondiente.

Nota
También puedes hacer clic con el botón secundario del ratón en una carpeta o en un archivo del escritorio y, después, hacer clic en Propiedades.

Es importante que no pierdas el nombre del archivo, ya que sin éste, no podrás verlo nuevamente.

3.2.4 ¿Cómo recuperar tu información?

Recuperación de la informacion

Como dicen por ahí, “todo lo que sube, tiene que bajar”, que frase más significativa

para una organización o usuario, que por medio de las utilerías descritas anteriormente
ha realizado el resguardo de su información.

¿Qué pasaría si no tuviéramos forma de recuperarla? ,

la respuesta es sencilla, la aplicación para resguardar no sería útil,

ya que de todos modos perderíamos la información

A continuación se escriben brevemente los procesos para recuperar

los datos resguardados en cada una de las utilerías que hemos empleado.
Para realizar la descompresión de un archivo, lo primero que debes conocer

es la ubicación física del mismo, es decir, el dispositivo de almacenamiento

en el que se ubicó después de la compresión, otro factor importante

es la nomenclatura, ya que sin identificación del archivo no sabrás cual descomprimir.

Por último, debes tomar en cuenta la clasificación de la información, es decir,

no debemos recuperar información que no nos corresponde sin previa autorización.

Una vez que lo anterior está listo, debes entrar a la aplicación, en este caso Winzip,

y en la ventana correspondiente:

a) Selecciona la opción abrir, escoge el nombre del archivo correspondiente el cual debes localizar en el sistema de organización de archivos.

b) A continuación aparecerá el contenido del archivo seleccionado, que puede ser una carpeta, un conjunto de archivos o un archivo
Selecciona el elemento que deseas recuperar y haz clic en la opción extract (descomprimir).

c) Indica la ubicación que darás al archivo recuperado, haz clic en el botón extract y listo. En caso de ser un archivo protegido con contraseña debes tenerla a la mano para proporcionarla en el momento que la aplicación la solicite.
Para recuperar un respaldo en una copia de seguridad, como en el caso anterior necesitas, la ubicación física, la nomenclatura, el nombre que diste al trabajo de copia de seguridad y la contraseña en caso de que el respaldo la tenga. Luego realiza lo siguiente:

1.- En la ventana correspondiente hacer clic en la opción Restaurar
A continuación especificar el dispositivo en el cual se encuentra el respaldo, o simplemente selecciona Archivo.

2.- Ubica en el sistema de organización de archivos el que corresponde al respaldo (la terminación de éstos es .qic.)
Haz clic en el botón Actualizar, aparecerán los elementos que serán recuperados.

3.- Selecciona la ubicación de los datos recuperados en el cuadro de texto Restaurar en.Haz clic en el botón Iniciar, para recuperar la información.

En el caso de carpetas o archivos ocultos, es necesaria la ubicación y la nomenclatura, ya que sin ello no podrás ver el contenido.
Para recuperar basta con solicitar desde el explorador de Windows la aplicación correspondiente a la apertura del archivo, indicando la ubicación y el nombre en el cuadro de texto Dirección. Si nuestras aplicaciones son compatibles con el archivo, podremos verlo.

En caso de que el nombre se extravíe o de no contar con el, podemos reestablecer el atributo de las carpetas o archivos que sean necesarios, obviamente contando con la autorización de la persona que corresponda. Esto lo hacemos desde la línea de comandos del sistema operativo mediante la sintaxis:
C:\MisDocumentos\ attrib *.* - h

Donde el modificador - h, indica que deseamos reestablecer el atributo de oculto, para poder ver el archivo y el comodín * . * sustituye el nombre del archivo.

3.3 Demostración Grupal

3.3.1Práctica integradora


PRÁCTICA No. 1


Objetivo
Resguardar la información y sus medios de almacenamiento.

Material de apoyo

• Equipo de cómputo

• Documento de políticas de resguardo establecidas

• Medios magnéticos para resguardo de información

• Medios magnéticos que contengan la información a resguardar

• Medios magnéticos que contengan la información a recuperar

• Reglamento de laboratorio de cómputo.



Lugar

La práctica se deberá desarrollar en el laboratorio de cómputo, el cual deberá contar con los elementos básicos de funcionamiento.

Duración
2 horas


Procedimiento

a) Te será asignado un equipo en el laboratorio de cómputo, una copia de las políticas de resguardo establecidas, o en su caso, el reglamento del laboratorio en el cual deben aparecer dichas políticas.

b) Identifica las políticas de resguardo que te sean proporcionadas.

c) Identifica los medios magnéticos que te proporcionen, así como sus respectivas unidades.

d) Selecciona la información a resguardar de acuerdo a las políticas de resguardo establecidas.

e) Resguarda la información que se te indique, en el lugar físico establecido, en dos localidades distintas.

f) Resguarda la información que se te indique, en dos ocasiones con frecuencias distintas.

g) Recupera la información que se te indique en dos ocasiones distintas, ésta debe encontrarse en distintas localidades.

h) Entrega los medios de almacenamiento o indica cuáles son y qué contienen tus productos obtenidos.

i) Apaga el equipo y desconéctalo siguiendo las recomendaciones que corresponden.




3.3.2 Evaluación


Datos generales de la unidad
TÍTULO: Preservar el equipo de cómputo, insumos, información y el lugar de trabajo.
CÓDIGO: UINF0650.01
ELEMENTO 3: Resguardar la información y sus medios de almacenamiento.
CÓDIGO: E01740

Nombre del evaluador ________________________________________
Nombre del candidato ________________________________________
Fecha de aplicación del instrumento _____________________________
No. de aciertos ___________

Cuestionario
Instrucciones: En el paréntesis de la derecha escribe la letra que responda en forma correcta las siguientes preguntas.



1. ¿Cuál de los siguientes es un aspecto involucrado en la selección de la información a resguardar? ( c )
a) La velocidad del resguardo
b) El tamaño de la organización
c) La ubicación física
d) La higiene del lugar de trabajo

2. Factor en la selección de la información, que se refiere a los niveles de clasificación de la información ( d )
a) Frecuencia de guardado
b) Sistema de organización de archivos
c) Los respaldos
d) El etiquetado de los medios de almacenamiento

3. Nivel de clasificación de la información que puede ser vista por los empleados de una organización, sin que esto cause pérdidas significativas ( b )
a) Confidencial
b) De uso interno
c) Sin clasificación
d) Secreta

4.Medio de almacenamiento que resulta útil para el respaldo de información, y cuya característica principal es el acceso secuencial ( a )
a) Cinta magnética
b) Disco duro
c) Disquetes
d) Discos ópticos

5.Medio de almacenamiento de alta capacidad que trabaja con un rayo láser, lo cual le proporciona gran precisión ( d )
a) Cinta magnética
b) Disco Duro
c) Disquetes
d) Discos ópticos

6.Es la capacidad máxima de un disquete de 3.5 pulgadas y la más común entre estos y que no requiere de una unidad especial para su acceso ( c )
a) 720 KB
b) 2.88 MB
c) 1.44 MB
d) 2.0 MB

2.3.1 Práctica Integradora

2.3 Demostración Grupal

PRÁCTICA No. 1

Objetivo

Contribuir a la conservación del equipo y al uso racional de los insumos.

Material de apoyo

• Equipo de cómputo
• Manuales del fabricante y del proveedor de insumos
• Insumos como medios de impresión, medios magnéticos y cartuchos o cintas para impresión
• Formatos de reportes de problemas del equipo, solicitud de mantenimiento preventivo, problemas de insumos y solicitud de insumos.
• Reglamento de laboratorio de cómputo

Lugar

La práctica se deberá desarrollar en el laboratorio de cómputo, el cual deberá contar con los elementos básicos de funcionamiento.

Duración

2 horas

Procedimientos

1. Te será asignado un equipo en el laboratorio de cómputo, una copia del reglamento interno, así como diferentes formatos que deberás utilizar en el momento que el evaluador te indique.

2. Verifica las condiciones de seguridad e higiene en el reglamento de cómputo. Estas deberás observarlas durante toda la práctica.

3. Prepara la impresora para reproducir un documento que se te proporcionará por el evaluador en un medio magnético.

4. Debes elaborar los reportes (con los formatos que se te proporcionen) de problemas relativos a la operación del equipo, estado de los insumos, solicitud de mantenimiento y abastecimiento de los insumos en caso de ser necesario.

5. Entrega los reportes al evaluador, indicando en ellos el nombre de las personas a quienes va dirigido cada uno.

6. Apaga el equipo y desconéctalo siguiendo las recomendaciones que corresponden.

2.2.9 Solicita los insumos que requieres, oportunamente

Abastecimiento de Insumos

Cuando el control de las existencias de los insumos, indique un nivel que no corresponde a lo establecido (o que puede ser insuficiente para los requerimientos del trabajo personal) es el momento indicado de hacer una solicitud de abastecimiento a las personas que corresponden o una requisición de los insumos necesarios.

Una requisición debe ser específica, es decir, debe contener la descripción del insumo y la cantidad  

requerida del mismo; debe ser clara, o estar libre de alguna interpretación que puede resultar errónea, y por último, debe ser oportuna  en tiempo, ya que el insumo puede agotarse antes de que llegue el solicitado.

Por lo general el inventario puede darnos una idea clara del tiempo en el que tardará el proveedor en surtirnos la requisición, aunque el factor tiempo se verá incrementado, por los trámites que debe hacer nuestra empresa para solicitar al proveedor el abasto.

2.2.8 ¿Son suficientes los insumos? Verifícalo

Inventario de los insumos

La frase “no hay...”, seguida de algún recurso material, es una de las situaciones que debemos evitar a toda costa en un laboratorio de cómputo o área de informática. Los insumos disponibles, es decir, con los que se cuenta físicamente para ser usados, deben corresponder a las necesidades de los usuarios en todo momento, para que estos no interrumpan sus actividades productivas.

Así como la revisión oportuna del estado de los insumos es muy importante, es necesario que en la organización exista un responsable que verifique la existencia de los mismos. En organizaciones muy grandes, que tienen muchas computadoras y dispositivos funcionando, la cantidad de insumos que se utilizan puede resultar sorprendente.

Para cubrir las necesidades de los insumos, existen estrategias de control de los mismos; una de las más usadas es el inventario, que consiste en un documento que contiene la siguiente información:

1. Descripción del Insumo

2. Entradas

3. Salidas

4. Existencia

En el primer apartado, incluimos la descripción del mismo, marcas y alguna información adicional. En el apartado de entradas, colocamos la cantidad de cada insumo que la organización adquiere, y que a partir de ese momento, estará disponible para su uso. Esto modifica la columna de existencias incrementando su valor.

Cuando se realiza la petición de un insumo por el usuario, el encargado de de registrar su salida lo hace en el inventario y modifica la columna de existencias, disminuyendo su valor. También cuando algún insumo se desecha por daño o fallo, la columna de existencias debe modificarse.

Es responsabilidad del encargado del inventario, emitir reportes de existencia periódicamente, para garantizar que la cantidad de insumos disponibles sean suficientes para los requerimientos del trabajo personal.

Inventario de Insumos Disponibles Laboratorio de Cómputo
Descripción del Insumo	Entradas	Salidas	Existencia
Cinta Epson			10
Disco de 3.5”			50
Disco Compacto			50
Toner para láser			5
Cartucho HP color			6
Cartucho HP negro			8
Hoja Bond T/Carta			5,000

2.2.7 Aprovecha los insumos al MÁXIMO

Ahorro de insumos en tu trabajo

Uno de los aspectos más importantes en el trabajo que realizamos
es la cultura del ahorro. El número total de computadoras en casas
y negocios hoy en día significa que deben tener un impacto
considerable en el ambiente. Las preocupaciones ambientales
 incluyen obsolescencia planeada, el uso de la energía y en
general de los insumos que utilizamos.

En cuanto a la obsolescencia piensa que un sistema de cómputo
que se compra hoy, será obsoleto en, cuando mucho,
 tres o cuatro años. Durante ese período, puedes necesitar
actualizar varias partes de la máquina, como la memoria,
la batería (en el caso de una computadora portátil) o el software.
 ¿Te das cuenta de la cantidad de chatarra que estos sistemas producen?
Por ejemplo cada lanzamiento de software es acompañado
por manuales de computadora, folletos de ventas, correo chatarra
y libros de computación y cada vez que el

software se actualiza todo lo anterior puede terminar en el basurero. El impacto ambiental es muy grande cuando desechamos software, y mucho más, si pensamos en el hardware.

Es por esto que al utilizar consumibles, las personas deben pensar en políticas como el reciclaje, que permiten utilizar los insumos de manera adecuada y de esta forma proteger el ambiente. Otra práctica útil que benéfica al ambiente es el uso adecuado de los insumos para evitar su desperdicio, que a la larga incrementará los costos que hemos revisado anteriormente.

Algunas acciones que las empresas realizan para el ahorro de consumibles son:

• Los documentos no oficiales, que la empresa ya no requiere y que no contienen información clasificada o confidencial, pueden almacenarse para ser usados posteriormente. (Hojas reciclables)
• Utilizar para impresión de documentos que no requieren tanta calidad, hojas reciclables.
• Los cartuchos o cintas de impresión, deben ser aprovechados al máximo, cuando la calidad ya no es la adecuada, pueden servir para imprimir documentos que no requieren tal calidad (siempre que sean legibles para el usuario).
• Algunos proveedores solicitan a las empresas el guardado de cartuchos que ya no servirán, para su futura recolección.
• Los discos de almacenamiento deben ser desechados, únicamente cuando el estado del mismo impida su uso, o cuando el sistema lo indique.
• Cuando un insumo falle, no lo desecha antes de verificar que está fuera de los períodos de garantía del proveedor.

NOTA

Las acciones anteriores deben ponerse en práctica, junto con otras medidas recomendadas por las instituciones de salud y medio ambiente, como son separación de basura, evitar tirar a la basura elementos peligrosos para las personas, etc.